Sistema de Gerenciamento de Estoque: 6 dicas para escolher o ideal para a sua empresa

O gerenciamento de estoque é uma constante na vida das empresas. Seja qual for o setor de atuação, saber o que está faltando é por vezes uma tarefa controlada com métodos obsoletos ou não muito efetivos.

Em restaurantes de pequeno porte, por exemplo, essa gestão pode ocorrer de forma manual, demandando tempo, enquanto grandes corporações já utilizam sistemas de controle de estoque bem mais automatizados.

Mas afinal, por que ter um sistema de controle de estoque? Como as empresas de diversos tamanhos podem escolher o melhor? Sabemos que inúmeras perguntas rondam a mente de gestores e colaboradores neste momento. Continue a leitura e descubra como escolher o melhor sistema para o seu negócio.

Qual é a importância de um sistema de controle de estoque?

Praticidade, eficiência, organização e economia. Se pudéssemos resumir a importância de um sistema de controle de estoque, seriam nestes quatro pontos. Para qualquer atividade logística bem sucedida, essas quatro palavras precisam estar presentes. E é justamente para isso que os sistemas de gerenciamento de estoque existem.

Os softwares criados para essa função, permitem o acompanhamento das unidades armazenadas em tempo real e de maneira ágil. Isso pode otimizar o tempo de procura, reduzir custos, evitar compras desnecessárias e agilizar processos, apontando margens e dados reais para a tomada de decisões mais certeiras.

Além disso, possuir um sistema de controle de estoque centraliza a informação, deixando os processos ainda mais transparentes e organizados.

Em resumo, são diversas as vantagens de possuir um sistema de controle de estoque. Abaixo, listamos mais algumas vantagens desses softwares:

• Aumento da produtividade da equipe;
• Economia no tempo de contagem e na busca de produtos;
• Redução de erros, abrindo espaço para a tomada de decisões mais assertivas;
• Apoio nas estratégias do negócio a partir das informações coletadas;
• Eliminação do retrabalho por meio da automatização de atividades;
• Monitoramento de pontos operacionais que auxiliam na prevenção de prejuízos.

Já sabendo da importância de um sistema de controle, o próximo passo é entender as necessidades da sua empresa. Dessa maneira, é possível encontrar o sistema que melhor se encaixa na sua realidade.

Considerando também os valores mensais despendidos para isso, integrações com sistemas já existentes e treinamentos para a utilização, avaliar todas essas características é essencial para acertar na escolha do melhor sistema de controle de estoque.

Abaixo separamos alguns atributos a serem analisados no momento da escolha de um sistema de gestão:

Custo Benefício

Atualmente, você encontra inúmeras opções de sistemas disponíveis no mercado, com diferentes valores e formas de contratação. É fundamental entender o impacto econômico que essa aquisição vai trazer para sua operação, analisando também quais outros serviços são agregados a ele, como treinamentos, suporte, etc.

Implementação

É importante entender o processo de implementação do software escolhido avaliando o tempo previsto até que você possa operá-lo. Outro ponto é o quanto sua equipe precisará se dedicar, qual a metodologia utilizada e quais os impactos que o processo poderá trazer para a rotina do seu restaurante. É muito importante que seu negócio não pare em função da entrada de um novo sistema.

Segurança do software

Entre todas as qualidades do sistema, uma das mais importantes é o nível de segurança oferecido pela ferramenta. É essencial que as informações que você movimenta no seu negócio estejam protegidas contra acessos e manipulações indevidas.

Para isso, ao buscar um sistema de gerenciamento de estoque, pesquise muito sobre quem o desenvolveu e sobre as medidas de segurança que adota como, por exemplo, se está alinhada à LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados). Busque entender como ocorre o armazenamento de senhas, se há criptografias, alertas, procedimentos de contingência e outras ações de segurança.

Conjunto de funcionalidades

O sistema contratado deve atender cada uma de suas necessidades. Ou seja, se algum ponto não for atendido, reveja, repense, avalie se há a possibilidade de customizações mas, se for necessário, refaça sua pesquisa por um outro sistema . Pois uma contratação e implementação, como já falamos, traz impactos financeiros e pode comprometer o tempo da sua equipe. É importante que isso seja muito bem avaliado antes da contratação.

Integração com outros dispositivos e sistemas

A conexão do software com outras soluções é um grande facilitador e é um fator importante no momento da escolha. Avaliar se o sistema que você deseja contratar integra-se com as soluções que são utilizadas na sua empresa, garante fluidez nas operações e na gestão do negócio como um todo.

Também é importante observar se as interfaces do sistema são intuitivas e se elas se adequam ao seu processo de gestão. Muitas vezes, sistemas de controle de estoque oferecem telas complexas, o que leva à redução da eficiência de quem o opera.

Empresa desenvolvedora

Como dito anteriormente, pesquisar a empresa desenvolvedora, permite conhecer não só a sua forma de trabalho, o nível de segurança do sistema, mas também a responsabilidade que ela tem perante a sociedade.

Busque conhecer se há reclamações em aberto, se o sistema é atualizado com frequência, como funciona o suporte oferecido, como a empresa lida com problemas de integração de sistemas, entre outras questões operacionais. Quanto mais informação você tiver a respeito, menos dores de cabeça terá no futuro. Além disso, a probabilidade de prejuízo será menor e as decisões serão mais assertivas.

Podemos entender que os sistemas de controle de estoque são fundamentais para uma logística otimizada e uma gestão eficiente. Muito mais que organização, eles podem oferecer insights valiosos para a tomada de decisão. Com o EVEREST 3.0, você possui tudo isso e ainda conta com uma equipe especializada dando suporte sempre que necessário.